Consejos Presentaciones

Consejos para las presentaciones al Congreso Nacional

 

1.- Elaboración de la Presentación:

 

• Software: emplee el programa Microsoft PowerPoint para realizar su presentación. Aunque existen otras opciones, evitará problemas de compatibilidad con el ordenador donde se proyecte la presentación. Cargue la presentación en el ordenador tan pronto como sea posible y confirme que se ve correctamente. Consiga un puntero láser antes de comenzar la presentación; de esta manera evitará perder tiempo al principio de su presentación.
• Tiempo: confirme el tiempo disponible para su presentación. Aténgase estrictamente al tiempo disponible y no lo sobrepase. Es un error frecuente preparar demasiado material y no disponer de tiempo suficiente para presentarlo. Nadie se quejará de que una presentación haya sido más corta de lo previsto y siempre dispondrá de un tiempo extra para que realicen preguntas.
• Objetivos: sea claro con el mensaje o idea que quiere transmitir. Debe ser capaz de resumir este mensaje en una frase, y si es posible, inclúyalo claramente al principio o al final de la presentación.
• Primera diapositiva: debe incluir siempre el título de la presentación, el curso o congreso donde se presenta, la fecha y el nombre y puesto de trabajo del presentador. Recuerde incluir o mencionar a sus colaboradores.
• Segunda diapositiva: debe intentar captar la atención de la audiencia. Puede incluir el mensaje o la idea que centrará la presentación o una referencia bibliográfica o afirmación de un líder de opinión que desee rebatir o contrastar. Cuanto más controvertida e ingeniosa, más atención captará.
• Tercera diapositiva: debe establecer la estructura que seguirá la presentación.
• Siguientes diapositivas: cada diapositiva debe incluir un título claro. No incluya demasiado texto en cada diapositiva (25-35 palabras aproximadamente), la audiencia no lo leerá. Recuerde que el ritmo de lectura es más lento que el de escucha, por lo que demasiado texto puede distraer la atención. No dedique ni demasiado tiempo, ni demasiado poco por cada diapositiva (de 30 segundos a dos minutos por diapositiva). Distribuya el texto en topos. Cada topo no debe contener más de una línea, o dos, como máximo. Limite el número de topos a seis como máximo por diapositiva, o menos si incluye títulos o gráficos. Incluya, cuando sea pertinente, referencias bibliográficas.
• Imágenes y gráficos: haga un uso apropiado de las imágenes y los gráficos; las imágenes ayudan a romper la monotonía del texto. Evite que su audiencia tenga que imaginarse lo que explica cuando puede ser mostrado con una imagen (recuerde que una imagen vale más que mil palabras). Los datos son más fáciles de comprender y retener cuando se muestran en forma de gráficos. Cuando emplee cifras, limite el número de decimales y redondee si es preciso. Evite emplear tablas y si no es posible, simplifíquelas incluyendo solo los datos necesarios para transmitir su idea. No emplee animaciones, excepto que sea estrictamente necesario y estén relacionadas con su presentación.
• Última diapositiva: resuma sus conclusiones de una manera directa y efectiva, es lo que su audiencia recordará. Sugiera futuras líneas de investigación o trabajo. Mencione a sus colaboradores si no los ha incluido en la primera diapositiva. Incluya su e-mail de contacto.

• Fuente: elija una fuente de texto simple y que sea fácilmente legible, como Arial. No emplee fuentes complicadas ni ornamentadas. No emplee más de uno o dos tipos de fuentes en toda la presentación. Escriba en mayúsculas solo si es estrictamente necesario, ya que dificulta la lectura del texto. Emplee letra itálica solo para nombrar referencias bibliográficas o citas.
• Color de la fuente: emplee un color para el texto que contraste adecuadamente con el fondo (por ejemplo, texto azul sobre fondo blanco). Puede variar ligeramente el color para reforzar la estructura de la presentación (por ejemplo, emplear texto azul claro para el título y azul oscuro para el texto), pero no modifique el color innecesariamente. No sea creativo con los colores.
• Tamaño de la fuente: en los topos no debe ser menor de 18 - 22 puntos; emplee un tamaño ligeramente distinto para los topos secundarios. Si emplea una fuente muy pequeña, su audiencia no será capaz de leer el texto. La fuente del título no debe ser menor de 28 puntos.
• Fondo de la diapositiva: emplee un fondo de diapositiva simple. No emplee fondos complicados que dificulten la lectura del texto o que distraigan. Si la presentación va a ser proyectada en una pantalla es preferible usar un fondo claro con texto oscuro. Si la presentación va a ser vista en el ordenador es mejor emplear un fondo oscuro con texto claro. Mantenga el mismo fondo durante toda la presentación.

2.- Presentación de la Comunicación Oral:

 

A.-Saber qué decir

• Saber mucho de lo que disertaremos (estudio).
• Delimitar los objetivos y contenidos fundamentales (tener claro lo importante y lo secundario).
• Establecer un plan de desarrollo de la intervención:
• Introducción: despertar la atención del público y ganarse su voluntad. Dedicar e este punto el 15% del tiempo total y enunciar los puntos principales a desarrollar (el “por qué” y “para qué” de nuestra disertación).
• Desarrollo: exponer de manera lógica los puntos principales siguiendo un orden coherente; ocupará el 75% del tiempo.
• Conclusión: resumir las conclusiones y realizar las recomendaciones pertinentes. No debe ocupar más del 10%. Dar las gracias y realizar una despedida breve.

B.-Atreverse a decirlo

• El miedo: es normal sufrir stress ante la situación de hablar en público. Aunque cierto nivel de miedo es aconsejable se debe evitar el bloqueo absoluto. La mejor forma de combatirlo es con una adecuada preparación, lo cual genera confianza y disminuye la ansiedad. Otro modo de combatir el nerviosismo es realizar, unas horas antes de la intervención, algún ejercicio físico y autoimponerse tranquilidad, especialmente en los momentos iniciales. No debe recurrirse a la medicación o al alcohol, ya que podrían generar un estado de aturdimiento que dificultaría la exposición.
• La mirada: el contacto visual debe establecerse antes que el auditivo. Debemos pasear la mirada antes de empezar a hablar (en auditorios de menos de 25 personas se debe mirar a todos alguna vez y percibir la reacción de cada uno, en grandes auditorios se elegirán personas que muestren disposición favorable).
• La postura: la mejor posición es de pie. Hay que evitar tics y manías (balancearse, rascarse). La actitud debe ser natural y variada, no monótona.
• El lenguaje corporal: emplear gestos para evitar la monotonía, pero huir de la teatralidad. Para reforzar el efecto debemos separar el gesto de la palabra. Evitar gestos parásitos. Sonreír relaja al grupo y a nosotros mismos.

C.- Decirlo bien

• La voz: hablar con voz clara y fuerte evitando la cadencia descendente. Vocalizar correctamente y si no existe micrófono, hablar para las personas mas alejadas. Se pueden realizar silencios cortos de 3-5 segundos ante la emisión de un dato importante o bien para reflexionar después de una frase concreta.
• Vocabulario y estilo: evitar la pedantería, los tópicos y las frases hechas. Evitar pausas largas, tartamudeos, repeticiones, vacilaciones y alargamiento de palabras (tipo eeeehhhh, queeee, buenoooo...). Emplear frases concisas (de 14-18 palabras ya que mas palabras en una frase son difíciles de comprender).  Ante equivocaciones, repetir la frase y continuar.
• Memoria: leer las notas sólo cuando se cita a terceros. Es útil manejar reglas mnemotécnicas y apoyarse en el texto de las diapositivas cuando las haya.

D.- Saber escuchar

• Evitar un monólogo de hablar para uno mismo: usar “dialogo figurado” pensando en quien nos oye.
• Hablar buscando respuesta.
• Saber callarse a tiempo y dar protagonismo al público.

E.-Trucos y Consejos

a) Cómo manejar la audiencia: según la tipología de asistentes:

• Líder: con él no se debe de ser pelota ni agresivo. Truco: darle su minuto de gloria.
• Chistoso: generalmente el grupo le pone en su sitio.
• Opositor sistemático: darle una de cal y otra de arena. Si el grupo es reducido y éste es además el líder, “mala cosa”; si no es líder, el grupo le pondrá en su sitio. Truco: aplazar la discusión para después de la exposición.
• Charlatán: el grupo suele pedirle que se calle. Truco: cuando hable interrumpirle en el primer silencio y preguntar al público “¿alguien piensa otra cosa?”.
• Público distraído: ante escasa participación, miradas perdidas, movimiento frecuente y conversaciones entre los asistentes. Truco: variar el tono de voz, introducir alguna anécdota, acercarse a las personas distraídas o hacer preguntas a los asistentes.

b) Cómo capturar la atención: existen varios trucos que bien utilizados al inicio de la presentación, “enganchan” al público. Por ejemplo:

• Comenzar relatando un hecho, una frase o una experiencia personal curiosa.
• Gastar una broma o hacer un chiste (cuidado con no herir sensibilidades).
• Hacer una referencia a la ocasión o al día.
• Citar a alguna autoridad.
• Hacer una pregunta al auditorio.
• Elogiar o hacer un agradecimiento al auditorio.
• Hacer protagonista al auditorio.

c) Cómo fracasar en una presentación:

• No preparar ni ensayar la intervención.
• Expresar muchas ideas de manera dispersa.
• No ser nítido en el objetivo de la charla.
• No insistir en los conceptos fundamentales.
• Leer la charla con el mismo tono de voz y sentado.
• Sentar cátedra y no mostrar cercanía ni amistad.
• No mirar a la audiencia.
• No utilizar material de apoyo.